”Vart tog den här dagen vägen?”
”Hur ska jag hinna med allt?”
”Varför hamnar jag alltid efter?”
Hur många gånger har du tänkt eller sagt något i stil med de orden? Förmodligen både en och två gånger. Svårigheter att få tiden att räcka till är en av de största utmaningarna för många inom arbetslivet i dag.
Det finns flera anledningar till att det blir så här. En del har fullt upp med att hantera inkommande mejl och andra avbrott, andra har svårt att prioritera rätt medan vissa skjuter upp uppgifter som tar emot. Med mera, med mera.
Och även om allt det där är både vanligt och mänskligt så ställer det till en hel del problem. En alltför upptagen person känner sig ofta överväldigad och har sällan tid att prestera på topp. På sikt kan det slå hårt mot både trivsel och resultat.
Dessutom är det lätt att hamna i en ond cirkel. När vi har för mycket att göra blir vi stressade, och när vi är stressade blir det svårare att lösa situationen. Tidsbrist beror inte sällan på att vi har lagt oss till med mindre konstruktiva vanor. Och ju mer vi ägnar oss åt dessa vanor, desto mer ingrodda och svåra att bryta blir de.
Många försöker att lösa situationen genom att jobba hårdare och mer. Dessvärre är det sällan en framkomlig väg. I stället får det oftast motsatt effekt eftersom ansträngningen och de långa dagarna skapar mer stress och gör det svårare att ta kontroll över tiden.
En betydligt mer konstruktiv lösning är att arbeta på ett annorlunda sätt och använda sig av beprövade metoder inom tidshantering och personlig effektivitet. I den här rapporten ska vi gå genom sju sådana tekniker som hjälper dig att få mer gjort på mindre tid och som du kan börja använda redan i dag.
Metod #1: ABC-metoden
De flesta av oss kommer förmodligen alltid att ha fler uppgifter än vi har tid på oss att göra dem. Därför måste vi också hushålla med vår tid och prioritera våra åtaganden – annars finns risken att vi jobbar både länge och hårt, men ändå inte får det viktigaste gjort.
Ett sätt att göra denna prioritering är att använda den så kallade ABC-metoden. ABC-metoden bygger på att du prioriterar alla dina uppgifter med ett A, ett B eller ett C. Ett A betyder att uppgiften är viktig och brådskande, ett B betyder att den är viktig men inte brådskande och ett C betyder att den varken är viktig eller brådskande.
När du använder dig av ABC-metoden går du igenom din lista med uppgifter och frågar dig hur pass viktig respektive brådskande varje uppgift är. Därefter skriver du dit ett A, B eller C för att markera till vilken kategori uppgiften hör. Regeln är sedan att aldrig börja med en B-uppgift innan du har klarat av alla A-uppgifter, och att aldrig börja med en C-uppgift innan du har klarat av alla B-uppgifter.
En sådan här lista ger dig inte fler timmar per dygn, men den hjälper dig att få det viktigaste gjort på den tid du har. På så sätt behöver du aldrig avsluta en arbetsdag med att konstatera att du har kastat bort den på något oviktigt. Tvärtom kan du vara säker på att du alltid lägger tiden på rätt saker. Och det är något som få människor kan skryta med.
Metod #2: Femminutersregeln
En vanlig anledning till att vi inte får lika mycket gjort som vi skulle vilja är att vi skjuter upp våra uppgifter. Som tur är finns det en hel del du kan göra för att komma tillrätta med detta. Ett sätt är att använda dig av den så kallade Femminutersregeln.
Femminutersregeln går ut på att lova dig själv att du enbart behöver arbeta med en viss uppgift i fem minuter. När de fem minuterna har gått får du avgöra om du vill fortsätta med samma uppgift eller göra något annat. Ofta leder det till att du fortsätter med uppgiften även efter att de fem minuterna har gått.
Anledningen till att detta fungerar är att stora uppgifter ofta tar emot mer än de små. Ju mindre en uppgift är, desto lättare är det i regel att komma igång med den. När du lovar dig själv att du bara behöver jobba med något i fem minuter känns det mindre motigt att komma igång.
Och när du väl har tagit det första steget fortsätter du gärna eftersom det värsta motståndet då har försvunnit. Med andra ord kommer du sannolikt att fortsätta med uppgiften längre än fem minuter, men med Femminutersregeln blir det lättare att komma igång.
Metod #3: Femmeningsregeln
Låt oss fortsätta med ännu en teknik som inkluderar siffran fem. Denna gång handlar det om e-post, som för många slukar väldigt mycket tid. De flesta av oss får mängder av mejl varje dag som vi förväntas läsa och – inte minst – svara på.
Ett sätt att minska ner tiden som det tar att svara på ett mejl är att använda den så kallade Femmeningsregeln. Denna regel innebär att du siktar på att försöka besvara dina mejl med max fem meningar plus hälsningsfraser som ”Hej” och ”Med vänlig hälsning”.
Fem meningar tar inte så lång tid att skriva, men meddelandet blir fortfarande tillräckligt långt för att det inte ska uppfattas som kort eller otrevligt i tonen. På så sätt får du det bästa av två världar.
Om fem meningar inte räcker för att reda ut en viss fråga kan det vara ett tecken på att e-post är fel medium när det gäller just det ärendet. Då kan det kanske vara mer effektivt att ta det via telefon eller under ett personligt möte.
Metod #4: E-postpausen
Många börjar sin dag med att öppna sitt e-postprogram och har sedan programmet igång under resten av dagen. Detta stör arbetet mer än vad du kanske tror eftersom det gärna leder till att vi tar itu med inkommande mejl i stället för att ägna oss åt det vi har planerat.
På så sätt låter vi andra sätta vår agenda och styra över vår tid. När dagen är slut har vi sedan inte hunnit med en bråkdel av det vi hade tänkt oss, men däremot en hel del av vad andra hade tänkt sig.
För att komma tillrätta med detta kan du följa ett antal regler. Den första regeln är att aldrig läsa av din e-post först på morgonen. Vänta tills du har kommit igång med ditt arbete och har klarat av dagens viktigaste uppgift. Den andra regeln är att aldrig ha ditt e-postprogram igång förutom när du läser av din e-post, vilket du bör göra på bestämda tider.
Genom att följa dessa regler kan du lägga allt fokus på de uppgifter som du har planerat. Därmed är det du och inte någon annan som har kontrollen över din agenda, vilket i sin tur kommer att göra att du får betydligt fler saker gjorda.
Metod #5: Parkinsons trick
Kanske har du hört talas om Parkinsons lag? Det är en princip som beskriver det faktum att det ofta tar lika lång tid att göra en uppgift som du har tid på dig att göra den. Om du har avsatt en timme för en viss syssla kommer den med andra ord också att ta den tiden.
Detta trots att du kanske skulle ha klarat av uppgiften på betydligt kortare tid än du har avsatt för den. Men det får du aldrig veta så länge du inte utmanar dig själv.
Det kan du göra genom att medvetet minska ner på den tid som du sätter av för en viss uppgift. Om du vanligtvis tar en timme på dig kan du utmana dig själv och sätta som mål att bli klar på 50 minuter. När du har uppnått det målet kan du prova att sänka tiden till 40 minuter och så vidare.
När du begränsar tiden på det här viset kommer du att sätta press på dig själv att bli mer effektiv. Det leder i sin tur till att du får mer gjort och kastar bort mindre av din tid. Dessutom sätter det lite krydda på tillvaron när du hela tiden utmanar dig själv att bli mer effektiv.
Metod #6: 3-5-listan
Om du brukar jobba med en att göra-lista så vet du hur effektivt det kan vara förutsatt att den används på rätt sätt. Problemet med många att göra-listor är att de är alldeles för långa. Det leder till stress och en känsla av att vi inte kommer någonstans eftersom en avklarad uppgift knappt märks i raden av alla andra.
Ett betydligt bättre sätt att jobba med en att göra-lista är att begränsa antalet punkter så att listan inte blir så omfattande. En inte helt ovanlig rekommendation är att skriva upp max fyra till sex punkter per dag på din att göra-lista. Det är en bra början, men ett problem som kan uppstå med en sådan lista är att du inte kommer att få plats med alla mindre uppgifter som inte tar så lång tid, exempelvis att ringa ett samtal.
Jag rekommenderar därför en modell som begränsar antalet punkter på listan, men ändå lämnar utrymme åt mindre uppgifter. Denna variant går ut på att du varje dag skriver upp max åtta uppgifter på din lista: Tre större och fem mindre.
En stor uppgift kan till exempel handla om att göra klart ett bildspel medan en mindre uppgift kan vara att mejla en fråga till en viss person. De uppgifter som du inte räknar med att hinna med i dag parkerar du på en annan lista (se metod #7).
Med en sådan här fördelning mellan små och stora uppgifter får du med det mesta du behöver klara av under en och samma dag samtidigt som du slipper att bli stressad och dras med känslan av att inte komma någonstans.
Metod #7: Uppsamlingslistan
Ingen klarar av att hålla en större mängd uppgifter i huvudet under en längre tid. För att inte glömma bort något skapar vi därför gärna påminnelser till oss själva genom att exempelvis lägga post it-lappar på skrivbordet, markera mejl som olästa och göra anteckningar i vår mobil.
Den här typen av påminnelser kan visserligen fungera till viss del, men när vi sprider ut dem på det här sättet blir det till slut ganska rörigt. Dessutom är det lätt att missa någonting.
En betydligt bättre lösning är att samla ihop alla uppgifter på ett och samma ställe, exempelvis i en app, i en fil på din dator eller i en anteckningsbok. Därefter går du igenom listan en gång om dagen och för över de viktigaste och mest brådskande uppgifterna till din att göra-lista.
Med en sådan här uppsamlingslista behöver du aldrig vara orolig för att glömma bort någonting. När du väl har gått igenom samtliga punkter vet du precis vilka uppgifter som väntar på dig. Det gör att du aldrig behöver upptäcka en bortslarvad post it-lapp med en uppgift som du har glömt att ta itu med.
Avslutning
Som du märker behöver det inte vara speciellt komplicerat att öka din effektivitet och få fler saker ur händerna. De flesta av de här teknikerna är ganska enkla.
Självklart kommer de inte att hjälpa dig med allt som har med tidshantering att göra, men de är en bra början. Genom att ta kontroll över så viktiga delar som exempelvis e-post, uppskjutande och prioritering ligger du redan steget före många andra.
Jag tror att du kommer att bli förvånad över hur mycket du kan påverka din egen effektivitet när du väl får upp ögonen för den här typen av metoder. Även om många tidshanteringstekniker är förrädiskt enkla kan de göra en enorm skillnad.
Och det finns mer än tid att vinna på det här. När du lägger upp ditt arbete på ett annat sätt har det även en tendens att bli roligare. Du blir mer motiverad att fortsätta när du ser att dina ansträngningar ger resultat och det gör i sin tur att du får mer gjort.
Låt oss heller inte glömma att personer som hanterar sin tid på ett bra sätt sticker ut i mängden. När du väl har börjat behärska olika typer av tidshanteringstekniker kommer det förmodligen inte dröja länge innan andra får upp ögonen för hur mycket du får ur händerna. Att det kan gynna din karriär behöver jag väl knappast nämna?
Ditt nästa steg
Om du är redo att ta nästa steg och vill lära dig ett komplett system för att ta kontroll över din tid och drastiskt öka din effektivitet rekommenderar jag dig att ta en titt på min kurs Effektivitetsformeln.
Kursen lär ut ett tidshanteringssystem som steg för steg hjälper dig att drastiskt öka din effektivitet och samtidigt minska din stress. Tack vare de metoder som du får lära dig på den här kursen får jag i dag ofta mer gjort på några timmar än vad jag tidigare fick på en hel dag. Du kan läsa mer om kursen här:
Till sist – ett stort tack för att du har tagit dig tid att läsa den här rapporten. Jag hoppas att den blir början på en ny och effektivare tillvaro för dig.
Fredrik Hillvesson
Copyright © 2017 Fredrik Hillvesson